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Comment réussir son passage à la facturation électronique

Comment réussir son passage à la facturation électronique ?

Le passage à la facturation électronique va progressivement devenir la norme pour toutes les entreprises (B2B) en France. Une loi à ce sujet, est prévue en juillet 2024 pour les grandes entreprises. À terme, toutes les structures devront procéder à la facturation électronique. La loi est donc également applicable pour les ETI en janvier 2025 ainsi que pour les PME, TPE et micro-entreprises en janvier 2026.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique est une facture dématérialisée. Une facture sans papier qui sera créée, envoyée et réceptionnée par un système informatique. Le système de facturation sera donc simplifié et permettra un suivi plus fluide.

Quels sont les avantages de cette digitalisation ?

Ce dispositif devrait tout d’abord simplifier le fonctionnement des obligations déclaratives de nombreuses entreprises. Ce procédé pourrait même apporter un gain financier important, du fait des économies de production, d’envois, de traitements et de réduction du risque d’erreur. La mise en place de ce projet n’a pas seulement pour but d’éviter la fraude à la TVA, cela permet aussi d’accélérer la transition numérique des entreprises en simplifiant l’administration des factures.

Les dates à retenir :

En juillet 2024, les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises, c’est-à-dire avec un effectif d’au moins 5 000 salariés ou avec un chiffre d’affaires d’au moins 1,5 milliard d’euros seront obligées d’émettre des factures électroniques.

En janvier 2025, ce sera au tour des ETI avec un effectif compris entre 250 et 5 000 salariés qui seront dans l’obligation de commencer l’émission de factures électroniques.

En janvier 2026, les PME et TPE devront obligatoirement émettre les factures électroniques.

Comment s’y préparer ?

Les entreprises peuvent mettre en place plusieurs solutions pour s’adapter à cette nouvelle réforme :

Dans un premier temps, il est conseillé aux entreprises de faire un audit de leur système d’information et de vérifier les processus qui seront impactés.

Ensuite, il faudrait nettoyer et vérifier votre base de données, notamment les numéros SIRET de vos fournisseurs ou clients. Si le SIRET est incorrect, la facture pourrait être bloquée.

De plus, il faudrait mettre à jour les conditions et mentions obligatoires sur vos nouvelles factures. Pour plus de renseignements liés à la conformité, consultez les mentions obligatoires sur le site du gouvernement : mentions obligatoires

Pour finir, l’État annoncera certains arbitrages techniques. Cela devrait vous permettre de vérifier si votre solution de gestion sera compatible ou si vous devriez effectuer des modifications.

Tous ces changements ne sont pas si simples. En effet, on ne parle pas ici d’envoyer vos factures numérisées à une plateforme dédiée. Le but ici est d’automatiser cette tâche et de permettre à l’intelligence artificielle de lire vos factures avec le format adéquat.

Dans un premier temps, les entreprises doivent se préparer à la réception de ces nouvelles factures électroniques. Pour cela, le gouvernement a ouvert le portail Chorus Pro. Une plateforme dédiée à la gestion, la facturation et le traitement de l’administration des entreprises.

Quelles plateformes choisir ?

Pour la mise en place de la dématérialisation des factures, les entreprises pourront choisir une plateforme de dématérialisation agréée et profiter de leurs services ou continuer d’utiliser Chorus Pro (qui deviendra Le Portail Public de Facturation (PPF)). Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises doivent déjà transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique. Les plus petites entreprises pourront également profiter de ces plateformes avec les services minimums qui sont proposés sur PPF ou n’importe quelle autre plateforme partenaire.

Pour choisir la plateforme qui vous convient, nous vous conseillons ces trois critères : la fiabilité, le service et le prix. La fiabilité technique et la sécurité des données sont évidemment d’une grande importance. Il ne faudrait pas non plus négliger l’ergonomie, l’interface et la rapidité d’intégration des factures. En ce qui concerne le prix, le portail Public de Facturation est gratuit mais les plateformes partenaires pourront fixer leurs propres tarifs.

Les différents types de factures dématérialisées

Il est important de comprendre qu’il existe différents types de facture. Tout d’abord, on distingue la facture non structurée, et la facture structurée. La première est simplement une facture papier numérisée tandis que l’autre est une facture qui facilite l’extraction ainsi que les échanges de données informatisées pour les entreprises.

Les factures hybrides : celles-ci sont en deux formats. Un premier document en format PDF (non-structuré) est associé à un autre document numérique (structuré). L’avantage est que l’on peut facilement lire les informations de la facture non-structurée tandis que l’autre facture pourra être utilisée et sera lisible par un système informatique pour comprendre les données du document.

En ce qui concerne les prochaines obligations, le nouveau standard proposé en France s’appelle Factur-X. Cette alternative aux factures présentées ci-dessus permet de ne pas bouleverser les habitudes et les fonctionnements des services chargés du traitement des facturations entrantes ou sortantes. Ce nouveau format comprend un document sous forme de PDF/A3 qui est lié au fichier XML qui contient toutes les données informatiques de la facture.

Avec Factur-X, les plateformes de dématérialisation pourront donc convertir vos factures sans effort et ainsi convenir aux nouvelles réglementations.

Clictill et la transition numérique

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